O avanço da tecnologia tornou obsoleto o método tradicional de pagamento de contas a pagar, já que os métodos de pagamento eletrônico proporcionam maior eficiência e maior confiabilidade. Os tipos manuais de pagamento em papel eram o método mais conveniente para processar faturas, mas não é mais esse o caso.
A tecnologia tornou possível fazer pagamentos eletrônicos, o que torna mais fácil para as empresas otimizar e automatizar os processos da cadeia de fornecimento.
Eficiência e precisão no processo de pagamento podem levar à estabilidade financeira, o que ajudará a gerenciar e aumentar o fluxo de caixa disponível. Se sua empresa processa o pagamento da forma tradicional não é incomum; 97% das empresas ainda estão pagando em cheque a uma pequena parcela dos fornecedores.
Com a tecnologia apropriada para pagamento Aqui estão algumas boas razões para considerar por que a mudança para o pagamento eletrônico valerá a pena para sua empresa:
Reduza a fraude
O sistema de contas a pagar baseado em papel é um método falho e demorado. As empresas freqüentemente enfrentam fraudes ou pagamentos atrasados porque não estão na velocidade das técnicas modernas de processamento de pagamentos.
É muito mais fácil cometer fraude ao usar cheques do que com métodos de pagamento digitais, que normalmente contêm vários níveis de autenticação.
Os métodos de pagamento eletrônico são extremamente difíceis de serem alterados ou expostos à fraude e também permitem pagamentos mais rápidos e precisos e evoluíram para o método mais seguro e confiável para melhorar o processamento de pagamentos para qualquer organização.
Pagamentos eficientes e oportunos
O processo de pagamento automatizado garante que os pagamentos feitos às empresas de navegação sejam pontuais e confiáveis. Você não precisa se preocupar com confusão, pois os métodos de pagamento eletrônico eliminam a chance de cometer um erro e pagar um pagamento atrasado ou insuficiente.
Os processos de pagamento automatizado ajudam sua empresa a atingir seus objetivos de gerenciamento de caixa e fortalecem a conexão entre sua empresa e suas transportadoras.
Fortalecer as relações com as operadoras
Além disso, você será mais eficiente em prever e cumprir suas metas de gerenciamento de caixa. Sua empresa também será mais confiável para sua transportadora caso você tenha um provedor de processamento de pagamento estabelecido.
Uma excelente experiência com processamento de pagamentos pode fortalecer seu relacionamento com suas operadoras e, quando você melhorar o sistema, vocês ajudarão uns aos outros a crescer.
Reduza a carga de trabalho
O processamento automatizado dos pagamentos pode ajudar a reduzir o ônus para a equipe interna responsável pelas contas a pagar. O processamento tradicional de pagamentos é o uso de papel para reconciliação e confirmação, o que é extremamente exigente.
Se o sistema para pagamentos de faturas for digital, ele diminui a quantidade de consultas que este departamento recebe. Isto pode poupar à sua equipe de contas a pagar tempo valioso que eles poderiam usar em melhores oportunidades de negócios, pois as transações são agora instantâneas e automáticas.
Como melhorar o processamento do pagamento de faturas:
1. Você pode acessar os serviços apropriados de Auditoria de Frete e pagamento
Auditoria e Pagamento de Frete (FAP) é onde a maioria das empresas começa sua jornada com a gestão das despesas de transporte, bem como o processamento de faturas. É, no mínimo, o método convencional de processamento de pagamento, no qual as faturas são auditadas manualmente.
Isto pode levar a erros freqüentes se for feito manualmente, e especialmente se sua empresa não estiver trabalhando com um parceiro de Auditoria e Pagamento de Frete.
Serviços de Auditoria e Pagamento de Frete (FAP) podem garantir precisão e fornecer uma visão mais profunda sobre seu processamento de pagamento.
Esta opção de serviço inclui terceirização para uma empresa FAP, bem como ter uma equipe interna dentro de sua empresa que lida com FAP, e usar o software de gerenciamento de transporte (TMS) ou criar soluções para gerenciar seus gastos de transporte que fazem uso do FAP como base.
A transferência do FAP de sua empresa para um serviço que tenha capacidade para gerenciar seus gastos com transporte lhe permitirá obter suporte de otimização de contratos, bem como a conformidade dos funcionários e fornecedores junto com a otimização da rede, bem como a consolidação da carga. Todos estes são importantes fatores de valor que podem gerar economia imediata.
2. Priorizar os pedidos de pagamento
Redesenhar seu sistema de processamento de pagamentos não é algo que você será capaz de realizar em uma hora. Embora seja um longo processo de transição para um sistema on-line, há maneiras de melhorar o processamento de pagamentos de sua empresa nesse meio tempo.
Dê o próximo passo para simplificar o processamento de pagamentos sem a necessidade de tecnologia avançada, analisando as solicitações de pagamento da empresa e determinando as taxas de priorização.
3. Pagar com cartão de crédito
Se sua empresa depende exclusivamente de pagamentos por transferência bancária, pode ser o momento de começar a implementar pagamentos com cartões, ou no mínimo, um sistema de faturamento que possa aceitar cartões para pagamento.
Fazer uso de pagamentos com cartão é uma solução eficiente, precisa e acessível. Ela não requer mudanças difíceis em seu negócio e reduz a chance de erros humanos.
4. Utilize dados e análises em seu benefício
Melhore o processamento de pagamento de faturas através do uso de suas informações e análises. Isto exige que você aproveite todos os sistemas contábeis existentes e as conexões bancárias. Isto pode ser feito combinando dados de pontos de contas a pagar com números de terceiros para criar recibos de faturas digitais e transações de pagamento na cadeia de fornecimento.
Isto pode ajudar na organização e catalogação de transações, como na localização de diferentes opções de pagamento para fornecedores.
As soluções mais apropriadas para diferentes métodos de pagamento podem aumentar a facilidade de uso de pagamentos com cartão e outros métodos de pagamento eletrônico. Isto é um desvio dos métodos tradicionais de pagamento para descobrir novas formas de fazer pagamentos que aumentam a confiabilidade de seu negócio e ajudam a fortalecer suas relações com transportadoras.
5. Automatização do uso
A automação vai um passo além das notas fiscais eletrônicas. Os sistemas de automação auxiliam no processamento de faturas e na automatização de aprovações e dá às contas a pagar a capacidade de classificar as faturas e encaminhar as faturas para as pessoas certas.
A automação pode ajudar as contas a pagar a racionalizar e digitalizar tudo para torná-lo claramente visível e facilmente comunicado. O objetivo final da automação é pagamentos automáticos que seguem os procedimentos e valores adequados. A automação ajuda a economizar tempo e dinheiro do departamento, fornecendo as ferramentas certas para a comunicação e os resultados.
6. Implementar tecnologia de pagamento
Certifique-se de evitar quaisquer problemas no processo de pagamento e tenha acesso a informações mais avançadas no formato preferido da empresa, utilizando tecnologia para pagamento.
Este método permite um processo de comunicação eficiente e torna seus pagamentos mais rápidos. Tecnologias, como a TraxPays, permitem a mudança automaticamente para ajudar sua empresa a melhorar a eficiência de seus processos de pagamento.
A TraxPays reduz as preocupações de ambas as partes com a mudança, consolidando seus dados de pagamento e racionalizando seus procedimentos de pagamento.
Comece com a TraxPays
Trax ajudará você a começar a melhorar seus processos de pagamento de faturas. A TraxPays fornece um sistema de pagamento baseado em fatura que pode lidar facilmente com todos os seus pagamentos a suas transportadoras.
A TraxPays consegue isso coletando as faturas de sua empresa e processando-as com rapidez e precisão. A TraxPays garante que o pagamento seja feito prontamente e não muito cedo e também não muito tarde.
A TraxPays oferece atualizações e alertas e lhe envia pedidos semanais de fundos através de um sistema automático. As propostas incluem o valor que você precisará pagar e o valor do pagamento é para garantir que você esteja ciente das finanças de sua cadeia de fornecimento.
Quando a solicitação é aceita, a TraxPays garante que os pagamentos sejam feitos à sua transportadora rapidamente. A Trax acompanhará cada etapa do processo e lhe proporcionará total transparência durante todo o processo de pagamento.
A TraxPays pode agilizar os pagamentos de sua empresa eliminando pagamentos individuais feitos com cartões bancários e cartões de crédito e garantindo que você cumpra as diversas exigências corporativas ou legais para garantir que sua empresa não tenha que fazê-lo.
Nosso sistema automatizado reúne todos os dados dos provedores de pagamento de sua empresa e os monta em um pedido de financiamento de fácil leitura para que sua empresa possa atender.